RENCANA PEMBENTUKAN PERPUSTAKAAN MENGGUNAKAN SISTEM OPERASI PRODUK

TATA KELOLA PERPUSTAKAAN YANG BAIK

Salah satu parameter kualitas kinerja perpustakaan adalah adanya tata kelola yang baik dan transparan. Tata kelola dapat diartikan sebagai cara atau metode yang digunakan oleh suatu perpustakaan perguruan tinggi untuk mendayagunakan seluruh potensi dan unsur-unsur yang dimiliki secara optimal dalam upaya mencapai visi, misi perpustakaan yang telah ditetapkan. Tata kelola merupakan upaya sistematik dalam suatu proses untuk mencapai tujuan perpustakaan perguruan tinggi. Tujuan utama dari tata kelola yang baik adalah terjadinya peningkatan kualita layanan perpustakaan secara terus menerus dan berkesinambungan. Tata kelola yang baik menjamin adanya proses kesejajaran, kesamaan, kohesi, keseimbangan peran, serta adanya peran saling mengawasi atau saling mengendalikan yang dilakukan oleh semua komponen perpustakaan terkait. Ada enam indikator untuk keberhasilan tata kelola yang baik sebagaimana yang dikembangkan United Nation Developmen Program (UNDP) yaitu:  

1. Mengikutsertakan semua komponen.
2. Transparan dan bertangungjawab
3. Efektif dan adil
4. Menjamin kepastian aturan
5. Menjamin semua kebijakan didasarkan pada konsensus bersama
6. Memperhatikan pihak yang paling lemah dalam pengambilan keputusan.

Sebagaimana dikemukakan sebelumnya, selain tuntutan adanya tata kelelola perpustakaan yang baik diperlukan adanya pengendalian mutu secara terpadu terhadap semua kualitas perkerjaan di perpustakaan. Pengendalian ini sering disebut dengan istilah Total Quality Management (TQM) yang meliputi beberapa aspek seperti:

1. Etika kerja yang baik
2. Integritas yang tinggi
3. Kepercayaan
4. Pelatihan secara berkelanjutan
5. Kerja tim yang handal
6. Kepemimpinan
7. Tanggung jawab
8. Komunikasi dan kejelasan kerja yang konstruktif

• STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PERPUSTAKAAN

Perpustakaan sebagai bagian integral dari suatu organisasi (pendidikan) sangat dibutuhkan keberadaannya. Untuk itu perpustakaan dituntut untuk dapat meningkatkan mutu layananannya. Sebagai bagian dari sistem informasi manajemen, perpustakaan juga harus dapat memberikan laporan-laporan yang dapat menjadi bahan keputusan manajemen organisasi. Investasi yang ditanam di perpustakaan cukup besar karena memerlukan tenaga, biaya dan sarana yang tidak sedikit. Hasilnya tidak langsung dapat dirasakan. Sering sekali investasi di perpustakaan dianggap sebagai pemborosan sehingga dana dan fasilitas untuk perpustakaan dialihkan untuk bidang lain.

Pada dasarnya, di perpustakaan terdapat pekerjaan rutin yang dilakukan setiap hari, mulai dari seleksi, pengadaan, pengolahan, pemeliharaan sampai pada pelayanan. Agar pekerjaan-pekerjaan tersebut dapat dilakukan dengan baik maka diperlukan pedoman yang dapat memberikan tuntunan. Pedoman yang dimaksud adalah prosedur kerja yang standar atau SOP.

Salah satu tugas perpustakaan di lingkungan Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah mewujudkan visi dan misi lembaga dalam menyediakan dan memberikan pelayanan berbagai sumber informasi ilmu pengetahuan (Iptek) untuk kepentingan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Sebagai unit pelayanan informasi ilmiah terutama kepada sivitas akademika dan stake holder, perpustakaan dituntut untuk bekerja secara profesioanal dengan mengutamakan kualitas, kecepatan, kemudahan dalam pelayanan.  

Saat ini tuntutan user kepada perpustakaan semakin tinggi. Perpustakaan diharapkan tidak sekedar sebagai mediatori dalam pelayanan informasi akan juga harus mampu berfungsi sebagai penyedia fasilitas dalam penyediaan kebutuhan informasi ilmiah. Selain itu berbagai upaya untuk meningkatkan pelayanan biasanya juga dibarengi dengan penerapan teknologi informasi dengan berbagai ragam bentuknya mulai dari otomasi perpustakaan, peluncuran informasi dengan berbasis Internet, jaringan informasi baik skala lokal maupun global, penggunaan pelayanan informasi secara on-line, kemasan informasi digital dan sebagainya. Kondisi menyebabkan meningkatnya kompleksitas sarana dan prasarana pendukung layanan di perpustakaan dan juga berakibat timbulnya layanan-layanan baru di lingkungan perpustakaan dengan berbasis pada teknologi informasi.

• MANFAAT SOP PERPUSTAKAAN

Pengembangan SOP perpustakaan diharapkan dapat mengoptmalkan kinerja perpustakaan, karena pada dasarnya SOP adalah panduan kerja yang terstruktur yang dapat dipakai sebagai pengukuran kinerja. Secara umum manfaat SOP perpustakaan adalah sebagai berikut:

1. SOP dapat digunakan sebagai sarana untuk mengkomunikasikan pelaksanaan suatu pekerjaan bagi manajemen perpustakaan.
2. SOP dapat digunakan sebagai sarana untuk menyimpan pengetahuan dan perkembangan yang diperoleh oleh perpustakaan.
3. SOP dapat digunakan sebagai sarana acuan dalam melakukan penilaian terhadap proses pekerjaan di perpustakaan.
4. SOP dapat digunakan sebagai sarana pelatihan bagi staf yang baru sehingga mengurangi waktu yang terbuang untuk memberikan pengarahan.
5. SOP dapat digunakan sebagai sarana untuk mengendalikan dan mengantisipasi apabila terdapat suatu perubahan sistem di perpustakaan.
6. SOP dapat digunakan sebagai sarana audit sistem informasi perpustakaan.SOP dapat digunakan sebagai sarana dokumentasi sistem informasi perpustakaan.

  

• TIPE DAN FORMAT SOP

Selain berdasarkan pada siklus pengembangan SOP, perlu juga ditentukan tipe atau model SOP yang akan dikembangkan. Secara umum ada tiga model SOP yaitu

1. SOP Teknis (technical SOP). SOP teknis disusun untuk berbagai kegiatan teknis. Model teknis biasanya banyak digunakan di lingkungan industri dan laboratorium.
2. SOP Administratis (administrative SOP). SOP administratif digunakan untuk menyusun berbagai macam kegiatan administratif, biasa untuk menggambahan alur kerja dan prosedur kerja di kantor, untuk prosedur audit pekerjaan dna sebagainya.
3. SOP Gabungan model teknis dan model administratif. SOP ini merupakan gabungan dari dua jenis SOP diatas. Biasanya ini digunakan untuk menemtukan prosedur kerja yang sifatnya teknis dan administratif.

Sumber : 

• Univeristas Negeri Malang. 2006. Prosiding Seminar dan Lkakarya Pengembangan dan Implementasi SOP dan Manual Mutu dalam Menjamin Mutu Akademik – Tanggal 13 Maret 2006. Malang: Universitas Negeri Malang

• Universitas Indonesia. 2003. Manual Prosedur Operasional Standar Perpustakaan Universitas Indonesia. Depok: UPT Perpustakaan Universitas Indonesia